Как управлять розничным магазином — особенности бизнес процесса и практические советы

Управление магазином — это совокупность отдельных бизнес-процессов, начиная с открытия торговой точки и формирования ассортимента и заканчивая увеличением прибыли. При наличии опыта, инструкций, советов и примеров проблем с настройкой внутренних бизнес-процессов не возникнет. Как управлять розничным магазином должен знать директор или другое уполномоченное лицо, с которым заключен соответствующий договор.

Подготовка к открытию магазина

Ошибки отдела управления преследуют магазин еще до его открытия. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся:

• Ошибка выбора места. Например, нет смысла открывать магазин молодежной одежды в спальном районе.
• Ошибка при выборе ассортимента. Если товар никто не покупает, то нет смысла открывать магазин.
• Ошибка выбора концепции. В некоторых случаях из-за неправильных управленческих решений магазин просто не сможет получать прибыль. Управление магазином на примере ситуации с серьезной конкуренцией: нет смысла устанавливать высокие цены, если вы не предлагаете уникальный товар. Также не имеет смысла устанавливать низкие цены, если вы платите слишком много за аренду комнаты.

Процесс управления магазином на старте

Перед тем, как открыть собственный магазин, необходимо учесть несколько важных факторов:

• Выбор помещения. Все зависит от того, что и кому вы собираетесь продавать.
• Выбор места расположения. При открытии магазина учитываются несколько факторов:
• Потенциальный и реальный спрос. Потенциальный спрос – это целевая группа. Настоящий спрос — это покупатели.
• Планирование на будущее. Система управления магазином одежды позволяет держать руку на пульсе модных тенденций. На покупку и отгрузку нового товара требуется некоторое время, а чтобы выставить его раньше конкурентов, нужно заказывать заранее.
• Прибыльность. Продукт должен быть прибыльным. Если установленная маржа не оправдывает затраты на внедрение, имеет смысл пересмотреть полис.
• Закупка необходимого оборудования. В типичном магазине может потребоваться устройство для считывания этикеток, принтер этикеток и штрих-кодов, весы и компьютер. Кроме того, это зависит от специализации. Продуктовым магазинам потребуются витрины и холодильники, магазинам одежды – специальные вешалки.
• Приобретение кассового оборудования. Основанием является требование федерального закона.
• Подготовка необходимой документации.
• Найм сотрудников. Возможно, их сначала понадобится подготовить.
• Разработка рекламной кампании для первичного привлечения покупателей.

Управление деятельностью магазина: стандартные бизнес-процессы

К наиболее важным бизнес-процессам, происходящим в магазине, относятся получение, продажа, инвентаризация и возврат товара поставщику. На каждом этапе используются специфические методы управления, принимаются важные решения. Ниже мы рассмотрим схему работы магазина.

Прием товара на склад и в зал

Управление запасами магазина и приемка товаров в зале осуществляется следующим образом:

• Доставка. Каждая партия привозимого товара комплектуется необходимой документацией – товарно-транспортными накладными, счетами-фактурами, сертификатами. Получатель фактически сверяет доставленный товар с документами и отправляет его на склад.
• Расчет розничных цен. Они вносятся в приходную накладную и передаются оператору, который работает непосредственно с базой данных.
• Регистрация товара. Оператор использует сканер для считывания штрих-кодов. Если товара нет в базе, для него необходимо создать карточку. На этом же этапе проверяется, не изменились ли цены по отношению к предыдущим поставкам той же товарной позиции. При необходимости проводится переоценка.
• Отчетность. По окончании смены формируется отчет, который сверяется с бумажной документацией и передается в бухгалтерию.
• Штрих-код. При отсутствии штрих-кода новый распечатывается на специальном принтере и приклеивается ко всем упаковкам.
• Создание заявки на вывод товара в торговый зал. В течение рабочего дня вы можете создавать неограниченное количество таких заявок. Продукты приносят в торговый зал, продавцы навешивают на них ценники. В небольших магазинах можно обойтись и без заявки, выдав необходимый товар на отчет продавцу. В крупных торговых центрах выставляется внутренняя накладная ТОРГ-12.

Управление продажами товаров

В течение дня продавцы продают товары, распечатывают продажи и кассовые чеки. В конце смены старший кассир закрывает охрану у всех касс и принимает Z отчетов. Оператор закрывает все кассы в единой системе учета. Данные о продажах, совершенных в течение отчетного дня, отражаются в системе инвентаризации. Затем продавец может проанализировать данные о продажах за предыдущий день, сделать выводы и скорректировать заказ поставщику.

Инвентаризация

Важной частью управления товаром в магазине является инвентаризация. Когда вы знаете, сколько товаров есть в наличии на данный момент, вы можете создавать заказы для поставщиков и понимать, насколько эффективно работают ваши продажи.

Полная инвентаризация проводится один-два раза в квартал и состоит из нескольких процессов:

• Подготовка. Штучный товар размещается на полках. Для тяжелых грузов печатаются специальные этикетки с указанием веса.
• Администратор загружает текущую базу данных.
• Продавец и владелец склада (или лица, исполняющие их обязанности) проводят инвентаризацию. При этом фактические остатки товаров сверяются с данными из базы данных.
• По окончании сверки создаются два документа инвентаризации по количеству и сумме. Также печатается акт сверки, в котором содержится информация о недостаче и излишке товара. После учета излишков и списания недостач остатки в базе соответствуют фактическим.

Частичная инвентаризация может быть проведена в любое время и без предварительного уведомления.

Обязательная маркировка товаров

Не так давно в России запустили систему прослеживаемости товаров. Первоначально маркировка применялась к таким товарам, как шубы, сигареты и обувь. Система реализована для фотоаппаратов, покрышек, парфюмерии, велосипедов и так далее

Производитель использует на маркируемом товаре уникальный код, который считывается при каждом перемещении упаковки. Для начала работы с отмеченным товаром необходимо выполнить следующие операции:

• Купите специальный сканер для считывания кодов.
• Зарегистрируйтесь в системе брендов «Честный Знак».
• Обновите прошивку, если она не обновлялась с начала 2019 года.
• Провести обучение сотрудников.
• Установите принтер этикеток. Это необходимо, если торговая точка продает товары с обязательством возврата. Возвращенный товар должен быть перемаркирован.

Планируется, что к 2024 году маркировка станет обязательной для всех товаров. Список сырья по состоянию на 2020 год представлен ниже.

• Табачные изделия. С 1 июля 2020 года запрещена продажа небрендированных сигарет и сигарет, произведенных или ввезенных до 1 июля 2019 года. Продавцы, приобретающие товары напрямую у производителей, обязаны вносить информацию в информационную систему наблюдения.
• Обувь. С 1 июля 2020 года маркировка обуви стала обязательной.
• Молочные продукты. Маркировка обязательна с 1 июня 2020 года.
• Лекарства. с 1 июля 2020 года вступил в силу запрет на производство и ввоз немаркированных лекарств.
• Духи и туалетная вода. До 31 марта 2020 года участники оборота должны были зарегистрироваться в системе брендов.
• Шины и покрышки. С 1 ноября 2020 года запрещено производство и импорт небрендированной продукции.
• Легкая промышленность и одежда. С 1 января 2021 года запрещена продажа немаркированных товаров.
• Камеры. С 1 октября 2020 года запрещено распространение камер без опознавательных знаков.

Налоговый менеджмент для розничной торговли

Сегодня большинство российских дилеров выбирают одну из двух систем налогообложения: общую или упрощенную.

• Общая система устанавливается автоматически при регистрации бизнеса. При желании вы можете подать заявку на переход на упрощенку в это время.
• Упрощенная система может быть шестипроцентной и пятнадцатипроцентной. Шестипроцентный налог уплачивается с валового дохода. Пятнадцатипроцентный налог на прибыль или разницу между доходами и расходами.

Оптимальную систему налогообложения предприниматель выбирает самостоятельно, исходя из планируемых доходов, расходов, реальности возмещения НДС и других факторов.

Ведение учета в магазине

Управление магазином также включает в себя ведение бухгалтерского учета. В первую очередь, это:

• Документирование всех хозяйственных операций.
• Выставление счетов на оплату.
• Периодическая инвентаризация.
• Предоставление необходимой отчетности в налоговые и иные контролирующие органы.

В процессе учета и администрирования все товары, поступающие на склад магазина, фиксируются во внутренних документах (в том числе закупочная цена, количество единиц и себестоимость реализации). Все операции подтверждаются кассовыми чеками, приходными ордерами. Это даст налоговым органам отчет, не вызывающий претензий.

Отчет о движении товаров может быть составлен в двух вариантах: суммарном и уточненном, или аналитическом.

• Суммарный отчет используют магазины с минимальным ассортиментом и движением товаров. Вы можете отслеживать товары в магазине, используя обычную электронную таблицу или даже блокнот с приходами и расходами. В этом случае используются только суммы. Пришла партия товара. Сумма рассчитывается по реализации и заносится в таблицу или блокнот. В конце каждого дня текущий доход минус первоначальная сумма. Разница называется остатком запасов. Самыми большими недостатками этого метода являются отсутствие анализов и расчетные ошибки. Поймать руку недобросовестного продавца, торгующего «левым» товаром, довольно сложно.
• В аналитическом учете проводится подробный анализ товаров на складе и динамики продаж. Самый простой отчет можно сохранить в Excel. Каждый месяц имеет свою страницу, в первой колонке указана вся информация о товаре: производитель, упаковка, цена, вес и т.д. В следующей колонке указаны поступления в отчетном месяце, а в третьей колонке – продажи. В четвертом — товарно-балансовая позиция. Отдельно при необходимости внесите данные по возвратам, задержкам, повреждениям и тд

Как управлять магазином и вести бизнес во время коронавируса

2020 год оказался достаточно сложным для малого и среднего бизнеса. Во время карантина, связанного с коронавирусом, магазины вообще не работали, за редким исключением. Карантин и кризис повлияли и на покупательную способность граждан. Одни рабочие были уволены, другие потеряли значительную часть своего дохода. В связи с этим меняются и бизнес-процессы:

• Снижение затрат на аренду в розничной торговле.
• Перевод части сотрудников на удаленную форму работы.
• Маркетинговый бюджет перераспределяется в сторону рекламы интернет-магазина.
• Подготовка нестандартных вариантов продаж для магазина.

Преобразование традиционного магазина в онлайн-формат

Если у магазина уже есть сайт-визитка, есть смысл развивать его в полноценный интернет-магазин. Если сайта нет, вы можете его создать. При наличии средств и программистов солидный портал можно разработать с нуля. При ограниченных условиях вы можете использовать простые движки, такие как OpenCart или InSales. Еще один дополнительный канал продаж и поиска целевой группы — организация магазина на Авито. На сайте можно продавать автозапчасти, одежду, компьютеры, смартфоны.

Если магазин предлагает ограниченный выбор, до 20-25 наименований, и помимо продажи занимается оказанием услуг, можно воспользоваться услугами социальных сетей. Например, организовать продажу цветов или картин через Instagram».

Система управления интернет-магазином

Особая роль в работе с интернет-магазином отводится логистике. В современных условиях доставка товаров «от двери до двери» станет преимуществом для любого интернет-магазина.

Здесь очень важно не только выбрать вид доставки, который устроит всю целевую группу, но и разработать практический процесс покупки, хранения и возврата товара.

Во избежание недоразумений при выборе службы доставки необходимо определить среднесуточное количество заказов, географию доставок (город, область, страна) и дополнительные цели (преследуются ли маркетинговые и другие цели, например, повышение конверсии или средний чек).

Анализ производительности магазина

Понять, насколько эффективным оказалось управление продажами магазина, можно после тщательного анализа показателей. Главный показатель – объем продаж. Вы можете рассчитать этот показатель на погонный метр, на час работы одного продавца или всего отдела. Помимо оценки сотрудников и эффективности магазина, объем продаж показывает, выгодно ли работать в выходные и праздничные дни, в каком отделе магазина эффективность выше и т д. Аналогичные расчеты производит руководство сети магазинов магазинов, если необходимо сравнить их производительность и принять соответствующие решения.

Еще один важный показатель, рассчитываемый при анализе работы магазина, — конверсия. Используется следующая формула:

К = N/N0 * 100%. N — количество покупателей, N0 — количество посетителей.

Для российских магазинов маркетологи рассчитали средние значения конверсии:

• Продуктовые магазины — до ста процентов.
• Продажа одежды и обуви — тридцать процентов.
• Реализация мебели и бытовой техники — двадцать процентов.
• Премиум-сегмент — десять процентов.
• Конверсия в автомагазинах составляет около пяти процентов.

В этом случае работает правило: с ростом стоимости продукта конверсия падает и наоборот. Следует учитывать и естественные колебания этого показателя. Увеличение конверсии наблюдается при распродажах, при поступлении новых коллекций, после старта интересной акции. Конверсия снижается из-за неправильного размещения товаров в торговом зале, неверного расчета цены, недостаточной оперативности продавцов.

Особенности управления продуктовым магазином

Работа продуктового магазина станет намного эффективнее после автоматизации. Программа управления должна обеспечивать учет доходов, расходов, переоценки, запасов, банковских и кассовых операций.

В схеме управления ассортиментом магазина немалую роль играют качество и свежесть продуктов, грамотное размещение и работа персонала. Правильная работа магазина требует обучения сотрудников. Если сотрудники не обладают достаточными навыками, не умеют правильно размещать товары и ценники, как общаться с покупателями, магазин скоро прогорит.

В администрации продуктового магазина очень важно соблюдать все правила хранения и реализации продуктов питания. Если срок годности товара, указанный на упаковке, истек, магазин обязан снять его с витрины. Если срок еще не прошел, но приближается, можно организовать распродажу.